2009
09.29

進捗と成果を見える化した業務管理システム

進捗と成果を見える化した業務管理システム

従来から成果主義の給与体系としているが、集計は毎月の給与計算の際に行われており、案件の納期のタイミングによって、従業員の給与変動が大きかった。
いつでも個人の成果を見えるようにすることでモチベーションの向上に貢献した。
また、業務繁忙期でも全ての案件の進捗管理を徹底したことで、進捗遅れの早期発見に貢献した。

背景 案件数が多く、業務繁忙時には全体の進捗が把握出来ない場合があった。
1つの案件を一人の担当者が全工程を担当する場合もあれば、1つの案件を複数人で担当する場合がある。
特急要望に対応する為に、自由度の高い工程計画の仕組みを必要とした。
課題
  • いつでも、今の状況が把握出来るように進捗管理を充実させたい。
  • いつでも、個人の成果が把握出来るように成果管理を充実させたい。
  • 従業員のモチベーションを向上させたい。
  • 操作者がパソコンに慣れていない人が多いので、極力マウスだけで操作できるようにして、キー入力数を減らしたい。
仕組み 案件情報、工程計画立案、作業進捗などの情報を一元管理(データベース化)し、必要に応じて抽出するようにした。
表示する画面においては必要最小限の情報に抑え、操作者が迷わないように配慮した。
検索条件にはキーワードだけでなく、製造番号の一部、顧客名、製品名称などの属性から検索できるようにした。
受注案件の登録時には以前に入力した案件情報を雛形として呼び出す雛形機能を実装した。
成果
  • 業務繁忙期でも全ての案件の進捗管理を徹底したことで、進捗遅れの早期発見出来るようになった。
  • 顧客からの進捗確認に迅速に回答できるようになった。
  • いつでも個人の成果を確認できるようになったことでモチベーションが向上した。
  • 進捗管理を誰にでも見えるようにすることで全ての受注案件に対して責任感を持つようなり、自ら協力を申し出るなど、組織力が高まった。
2009
09.29

営業トークトレーニング支援システム

営業トークトレーニング支援システム

営業トークのトレーニングに録音した音声データを利用し、話す速度、声の抑揚など、成績を上げている営業担当者の話し方を参考に自分流の話し方の習得を支援する仕組みを作り、新人から戦力になるまでのトレーニング期間の短縮に貢献した。

背景 録音した音声データを活用する際に録音機器特有の形式から汎用的な形式に変換する必要があった。
音声データの変換処理には長時間を要し、録音データが蓄積されるスピードに音声データ変換のスピードが追い着かず、直近の録音データが視聴出来ない状態だった。
また、お手本となる話し方や良くない話し方の事例を他の支店に聞かせたいときに、CD/DVDに焼いて送る必要があり、円滑なトレーニングの障害となっていた。
課題
  • 音声データ変換が障害となり、トレーニングに支障が出ていた。
  • 他支店の音声データを簡単な操作で視聴出来るようにしたい。
  • パソコンの操作に習熟していない人でも簡単に操作できるようにしたい。
仕組み インターネット上に録音した音声データを蓄積するジュークボックスを設けることで、他の支店からでもいつでも再生できるようにした。
また、録音機器に音声データの自動送信機能を付与することで録音機器をパソコンに接続することで自動送信するようにした。
成果 録音したデータをジュークボックスにアップロードすることで即時再生が可能となり、変換による時間のロス、CDに焼き宅配で送る時間のロスを削減した。
また、インターネットに接続出来るパソコンがあれば自宅に居ながらにして自習を行うことも出来るようになり、営業担当者の時間の使い方にも自由度が増した。
2009
09.29

老人ホーム向け業務日誌管理システム

老人ホーム向け業務日誌管理システム

介護保険適用外の軽費老人ホーム(ケアハウス含む)専用のシステムです。
介護業務日誌と介護記録(ケース記録)を別個に記入、管理していたが、内容を精査したところ、重複している箇所があり、一度の介護業務日誌の入力から介護記録を自動生成出来ることが分った。
上記分析に基づいてシステムを開発し、入力時間の低減、重複項目の入力時間の削減、転記漏れ、修正漏れの低減に貢献した。

背景 介護士は介護日誌と介護記録、看護師は看護日誌と看護記録を作成し、その他にも、宿直日誌や指導員日誌など多種の書類が存在し、書類作成のために1時間~2時間の残業を行う必要があった。

  • 介護業務日誌は複数の介護士の介護業務内容を集めてから作成する必要があり、全ての情報を集まるのを待つ=定時を過ぎてしまうことが多かった。
  • それぞれの書類を別々に管理していたため、介護業務日誌に誤記を見つけると介護記録も合わせて訂正する必要があるなど、作業に時間が掛かる上に、ミスを誘発する仕組みだった。
課題
  • 書類作成時間の短縮。
  • 介護業務日誌記録担当者の負担低減。
  • 介護業務日誌から介護記録への転記漏れなどのミス低減。
  • 看護日誌から看護記録への転記漏れなどのミス低減。
仕組み 作成している書類は監査の関係などから種類を減らしたり、組み換えすることが出来ないため、書類に記載する情報を分解/再構成して、同じ情報を重複して入力しなくても済むようにした。
これにより、介護業務日誌を作成することで介護記録が自動生成するようにした。同じように看護日誌を作成することで看護記録を自動生成するようにした。
成果
  • 介護士がそれぞれ自分の行った介護業務内容をいつでも好きな時に好きな場所で入力できるようにしたことで、全ての情報が集まるのを待つ必要がなくなり、作業と作業の間の短い時間を使って入力することが出来るようになり、残業時間の低減に貢献した。
  • 重複した情報の入力がなくなり、誤記の訂正も1回で済むなど、作業効率の向上に貢献した。

お客様の声

本システムの設計時から参画頂き、運用面においても重要な役割を担っておられる介護主任より以下のご意見を頂きました。

総括

個人差はあるものの、私の見ている限りでは全員が以前より(書類作成時間を)短縮できている。

日によって大きく差があるが、(従来に比べて)全体的に1/2~1/3の時間で(書類を)作成できるようになった。

システムを導入して良くなった点
  • 自分が担当した介護の記録をそれぞれが入力出来るようになったために、作業と作業の空き時間を有効に使って自分の分を入力するようになった。
  • 以前は看護師からの医療情報を主に口頭で伝えていたが、システムに入力するようになったため、概ね正しく伝達できるようになった。
  • 朝礼や終礼などでの引継ぎや報告時に各自のパソコンで同じ記録を見ることが出来るので分りやすい。
  • 介護記録を調べる場合でも日付指定で、すぐに見ることが出来る。