2009
09.29

老人ホーム向け業務日誌管理システム

介護保険適用外の軽費老人ホーム(ケアハウス含む)専用のシステムです。
介護業務日誌と介護記録(ケース記録)を別個に記入、管理していたが、内容を精査したところ、重複している箇所があり、一度の介護業務日誌の入力から介護記録を自動生成出来ることが分った。
上記分析に基づいてシステムを開発し、入力時間の低減、重複項目の入力時間の削減、転記漏れ、修正漏れの低減に貢献した。

背景 介護士は介護日誌と介護記録、看護師は看護日誌と看護記録を作成し、その他にも、宿直日誌や指導員日誌など多種の書類が存在し、書類作成のために1時間~2時間の残業を行う必要があった。

  • 介護業務日誌は複数の介護士の介護業務内容を集めてから作成する必要があり、全ての情報を集まるのを待つ=定時を過ぎてしまうことが多かった。
  • それぞれの書類を別々に管理していたため、介護業務日誌に誤記を見つけると介護記録も合わせて訂正する必要があるなど、作業に時間が掛かる上に、ミスを誘発する仕組みだった。
課題
  • 書類作成時間の短縮。
  • 介護業務日誌記録担当者の負担低減。
  • 介護業務日誌から介護記録への転記漏れなどのミス低減。
  • 看護日誌から看護記録への転記漏れなどのミス低減。
仕組み 作成している書類は監査の関係などから種類を減らしたり、組み換えすることが出来ないため、書類に記載する情報を分解/再構成して、同じ情報を重複して入力しなくても済むようにした。
これにより、介護業務日誌を作成することで介護記録が自動生成するようにした。同じように看護日誌を作成することで看護記録を自動生成するようにした。
成果
  • 介護士がそれぞれ自分の行った介護業務内容をいつでも好きな時に好きな場所で入力できるようにしたことで、全ての情報が集まるのを待つ必要がなくなり、作業と作業の間の短い時間を使って入力することが出来るようになり、残業時間の低減に貢献した。
  • 重複した情報の入力がなくなり、誤記の訂正も1回で済むなど、作業効率の向上に貢献した。

お客様の声

本システムの設計時から参画頂き、運用面においても重要な役割を担っておられる介護主任より以下のご意見を頂きました。

総括

個人差はあるものの、私の見ている限りでは全員が以前より(書類作成時間を)短縮できている。

日によって大きく差があるが、(従来に比べて)全体的に1/2~1/3の時間で(書類を)作成できるようになった。

システムを導入して良くなった点
  • 自分が担当した介護の記録をそれぞれが入力出来るようになったために、作業と作業の空き時間を有効に使って自分の分を入力するようになった。
  • 以前は看護師からの医療情報を主に口頭で伝えていたが、システムに入力するようになったため、概ね正しく伝達できるようになった。
  • 朝礼や終礼などでの引継ぎや報告時に各自のパソコンで同じ記録を見ることが出来るので分りやすい。
  • 介護記録を調べる場合でも日付指定で、すぐに見ることが出来る。